ライブ メール 署名。 署名を入れる|電子メールの使い方と基本操作を解説

メール署名のマナーとは?「ビジネスメール」や「学生の就活メール」の署名作成のポイントまとめ

ライブ メール 署名

メールに署名が必要な理由 ビジネスメールのマナーの1つとして知られている署名。 この署名は、送信者の名前や会社、電話番号などの情報を載せ、 「自分が何者であるか」を伝えるために用います。 その他にも、署名にメールアドレスやホームページのURLなど、社外の方に必要になる可能性のある情報を載せておくことで、 相手とスムーズに連絡を取れたり、円滑に取引を行えるというメリットもあります。 また、直接会うことができない相手には、 署名が名刺代わりの役割を果たします。 署名と言われるとパッとしないかもしれませんが、名刺と同様の扱いとなると、とても重要だとご理解いただけるかと思います。 就活メールも同様で、学生であっても社会人としてのマナーを守ったメールを作成することが基本です。 自分の連絡先や、どこの学生なのかを相手に伝えられるように、必ず署名を使用しましょう。 メール署名の基本的な構成 まずは、署名を作成する際に必要な項目をご紹介していきます。 署名には、必要事項はしっかり記入しますが、無駄な情報を入れすぎて見づらくならないように意識しましょう。 ビジネスメール ビジネスメールの署名に入れる基本の項目は下記の通りです。 会社名• 所属する部署・課• 担当者名• 電話番号• FAX番号• メールアドレス• Webサイト等のURL 署名に入れる順番もこ の項目の順に入れていくのが基本となります。 また、固定電話番号なのか携帯電話番号なのかを変更する、お知らせがある場合には入れるなど状況次第で内容を調整していくと良いでしょう。 学生が送る就活メール 学生が送る就活メールには次の項目を入れましょう。 大学名• 学部・学科・学年• 電話番号• メールアドレス 学生の場合、メールアドレスを携帯用にしてしまうこともあるかと思いますが、企業側から資料などが送られてきた際に確認しやすいよう、 パソコン用のメールアドレスを使用しましょう。 おすすめなのは、大学のメールアドレスです。 携帯でもメールを確認できる場合が多く、大学が発行しているアドレスなので就職活動と言うオフィシャルな場にふさわしいからです。 個人のメールアドレスを用いる場合も、「sakamoto4581xxxx gmail. com 」などくだけすぎていない無難なアドレスにしましょう。 メール署名を作成する時のポイント 次に、メール署名を作成・使用する際のポイントをご紹介します。 3つのポイントを押さえて、署名を使いこなしていきましょう。 コピペしやすいように改行する まず、署名を書く際には、受け取った側がコピー&ペーストしてデータとして保存しやすいように、 項目ごとに改行しておきましょう。 改行を入れていない悪い例と、改行を入れた良い例を見比べてみましょう。 しかし、良い例のように改行を入れると、相手にとって使いやすく見た目も綺麗な署名になりますよね。 ちょっとした気遣いですが、良い例のように改行を意識して作成するようにしましょう。 目的別に署名を用意しておく 署名を複数作成して、目的別に使い分けることもポイントの一つです。 情報を効率的に伝えるために、メールを送信する相手によって、「社外用」「社内用」「簡易版」など、署名を使い分けましょう。 署名の内容としては、「社外用」は前述した通り、必要事項を全て記載します。 「社内用」では会社名や住所、URLなどを省き代わりに内線番号などを入れておきましょう。 また、自分が送ったメールへの返信に返す際など、毎回情報の多い署名をつける必要はありません。 その場合には、会社名、担当者名、電話番号、メールアドレスだけを記載した「簡易版」の署名があると、メール自体もすっきりとするためおすすめです。 このように、目的に応じて署名を使い分けることで、相手に必要な情報だけを効率良く伝えることができるため、いくつかの場面を想像して複数の署名を用意しておきましょう。 自動的に挿入する設定を行う 署名を使用する際には、自動的にメールに署名が挿入されるよう設定しておきましょう。 ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる機能があります。 その中でも今回は、ビジネスシーンで使われることが多いGmailでの設定方法を簡単にご紹介します。 Gmailを開く• 画面右上の歯車のマークをクリックし「設定」を選択• 「全般」をクリック• 「署名」の項目で、入力ボックス側のラジオボタンにチェックを入れる• 編集ボックスに署名を記入• 画面最下部までスクロールして「変更保存」をクリック 署名の編集ができる編集ボックスでフォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などが行えます。 また、Gmailでは署名を一つしか設定できません。 2つ以上の署名を使う場合には、主に使うものを署名として登録し、その他は「返信定型文」として登録しておくことをおすすめします。 メール署名を使う時の注意点 メール署名を作成する際のポイントは掴めましたか? ここからは、署名作成時のポイントを押さえた上で、注意しておきたいことをご説明します。 署名を完成させて満足せず、その後のチェックや変更もしっかりと行っていきましょう。 作成したら自分宛に送ってチェック まずは、署名の作成ができたら 「自分宛にメールを送ってチェックする」という点です。 署名が完成したら終わりではなく、実際のメールソフトでどのように表示されるのかを、自分宛にメールを送って確認します。 メールは、 パソコンとスマホの両方で受け取る方も多いため、両方で確認しておきましょう。 実際に送られてきたメールを開いて、不自然な改行はないか、文字化けしていないかなどをチェックし、ビジネスなどの目的に対し適切なデザインになっているかも見てみましょう。 もし、自信がない場合や、心配な点がある場合には、親しい方にメールを送って受け取った印象を聞くのも一つの手段です。 「名刺」の代わりにもなる署名なので、ミスの無いようチェックは徹底しましょう。 情報が変わったらすぐに更新する 次の注意点は、 「情報が変わったらすぐに更新する」という点です。 署名は相手からあなたへ連絡する際に使用する重要な情報源になります。 そのため、 所属部署や電話番号、メールアドレスなどの変更があった場合には、すぐに更新しましょう。 その際に、署名に「お知らせ」として、情報を変更した旨を伝える言葉を添えると、より分かりやすく親切なメールになりますね。 相手が情報の変更に気付かないまま時間が過ぎてしまうことのないように、ちょっとした配慮を大切にしていきましょう。 メール署名のテンプレート 最後に、署名のテンプレートをご紹介します。 署名といえば、本文と分けるためにつける上下のラインで印象が変わり、シンプルにするも個性を出すも、自分の好みでデザインをセレクトできるものですよね。 今回は、ビジネス向けのシンプルなものから、装飾をつけたもの、また英語で送る際の例など、様々な場面で使える署名のテンプレートをご紹介していきます。 シンプルな署名 装飾のない、シンプルなタイプの署名からご紹介します。 どんな場面のメールにも使えるデザインです。 装飾をつけた署名 次は、装飾をつけたデザインです。 送る相手に応じて、 オシャレな署名にすることで、好印象を与えたり、印象に残って覚えてもらえる確率も高くなるかもしれませんね。 個性を感じるものや、女性らしく可愛いものまで、様々な署名をご紹介します。 自分や相手に合った署名を見つけて、活用してみてください。 興味がある場合はぜひ、下記のURLより申し込みを行ってください。 恐れ入りますが何卒ご了承のほどよろしくお願いいたします。 ビジネスの場では、英語でメールを送る場面が訪れることも少なくないですよね。 当然ですが、英文のメールには英語の署名が必要です。 英語の場合、内容は日本語のものと同様ですが、会社名よりも個人名を先に記載し、部署名、会社名と続くのが一般的です。 , Ltd. まとめ メールの署名は、名刺代わりになる重要なもので、さらにお知らせなどを入れることで、有効なコミュニケーションツールとしても活用できます。 また、沢山あるデザインの中から、自分に合ったもの、相手が好みそうなものを選ぶことができたりと、個性を出すことも可能です。 すでに署名を設定している方も、まだ署名を使っていない方も、署名作成の方法やポイントを押さえて、シンプルなメールにワンポイント加えてみてくださいね。

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複数の署名を登録して使い分ける方法

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商品の詳細は、こちらをご参照ください。 ------------------------------------------ 人への気遣いが苦手、という方敬語の使い方や、メールの暗黙のルール、上座下座などの細かなビジネスマナーに疲弊していませんか?大企業の場合、特に注意を払っているでしょう。 取引先や上司への気遣いが得意という方はよいですが、苦手という方にとっては、今後数十年続けることを想像すると、憂鬱になるかたもいらっしゃると思います。 我慢ならない人間関係の場合、転職を検討されるのも1つの解決方法です。 転職をすべきかどうか迷ったときに、相談にのってくれるのが「転職エージェント」。 中でも転職成功実績の多い「リクルートエージェント」は、スキルやキャリアパスを親身に一緒に考えてくれるので、おすすめしています。 公式サイト: ビジネスマナーを身につけて先方や上司に気を使い、誰でもできる事務処理を「ハイ」と引き受ける毎日。 雑用や地味な仕事の連続で、 本当にやりたい仕事をやらせてもらえないビジネスマンは多いです。 「ほかにやりたい仕事がある」「幅広い経験・知識を積みたい」という気持ちは、特に多い転職のきっかけになっています。 転職はタイミングや時期の影響でも、有利・不利が大きく別れるので、転職予定がなくても「転職を考えること」「転職を知っておくこと」は重要です。 ほかの人の転職のきっかけや転職タイミングが気になるかたは、下記の記事も合わせて読んでみてください。

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[FAQ番号:029099]Windows Liveメール : 電子メールの署名を設定する|FAQ Search|エプソンダイレクト

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JavaScriptを有効にしてご覧下さい。 メールを作成して送信するまでの「作成過程」については、これまで操作方法や書式、マナーなど、いろいろと学習してきましたが、いよいよ本項で最後になります。 本項では、 で学習した続き、最後の「7. 署名」の作成方法と使い方を学習したいと思います。 なぜ署名だけ別に学習するのかというと、署名はメーラーの機能として「挿入」することができるからです。 つまり、ひな形を作成しておけばボタン操作で簡単に記述することができます。 また、署名にも奥深いところがあり、作成方法やレイアウトなどバリエーションもいくつかあるため、あえて単独の項として学習することとしました。 さて、まず世間一般にいう署名とは、文字どおり「サイン」の意味になります。 しかし、ビジネスメールでいう署名は、宅配便の受け取りにサインするような簡単なものではありません。 自分(送信者)の氏名はもちろんのこと、会社名(所属名)、部署名、役職、住所、電話番号、メールアドレス、ウェブサイトアドレスなど、自分に関する多くの情報を記述するものです。 (署名とよく似た用語に「電子署名」がありますが、これはまったく別ものです。 電子署名については、 を参照してください) 署名の具体例としては、先の例にあったように、下図のような「氏名」や「会社名」、「連絡先」などをまとめた部分になります。 署名は原則として、このようにメールの末尾に記述します。 「-」や「*」などの記号で区画をつくるのが一般的で、個性的なデザインの署名を作成している人もたくさんいます。 (デザインについては後述します) どこまでの情報を記述するかは、相手との関係(取引関係、上下関係、親密度など)によって様々なパターンが考えれますが、基本的に、自分(送信者)の「すべての連絡先」と「正確な所属情報」を記述します。 すべての連絡先というのは、あくまでビジネスのうえでの話で、プライベートな連絡先まで記述する必要はありません。 また、正確な所属情報とは、会社組織に所属している場合は、会社名や部署、役職などを省略することなくすべて記述するということです。 例えば、会社の「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」が代表的なすべて連絡先となり、「会社名」「部署」「役職」が所属情報となります。 大きな会社であれば、自分(署名する人物)と連絡がとれる電話番号や内線番号を記述します。 そもそも、なぜメールにそこまで記述するかというと、 名刺を探すよりもメールを検索したほうが早い という側面があります。 メーラーを開いて検索すればすぐに目的のメール(もしくは目的の人物からのメール)が見つかります。 そこに連絡先のすべてが書いてあれば、おのずとそこを参照するようになるものです。 ビジネスにおいては、特に書類上の必要性などから相手方の正確な部署名や課名、役職名などを知りたいときがあります。 そういうときは、名刺を探すよりメールを探す方が断然早く、多くの方がそうしていると思われます。 そういう意味からも、署名欄にはすべての情報を記述しておくほうが無難です。 署名欄にはこまごまと記述したからといって誰も不愉快には思いません。 必要性がなければ読み飛ばしていい部分だからです。 なので、末尾にあらためて記述するわけです。 では、実際に署名を作成してみましょう。 別ウィンドウで「オプション」画面が表示されます。 「署名」タブを選択します。 この「署名」タブが署名の作成および編集の画面になります。 「新規作成」ボタンをクリックすると、画面中央の「署名」のボックス内に「署名 1」が新規作成されます。 ここで新規作成された「署名 1」は署名の名前になります。 つまり、署名は複数個作成することができます。 それぞれ名前をつけて管理します。 例えば、「ビジネス用」や「プライベート用」などと使いわけることができます。 「既定の署名」とありますが、これは、複数の署名がある場合に、既定となる署名(つまり、選択しなおさなければ既定の署名が挿入される)に設定します。 名前の変更はあとでするとして、ひとまず署名を作成してみましょう。 署名は下図のように、「署名の編集」のテキストボックス内に直接記述します。 しかし、いざ書いてみるとテキストボックスが小さく途中で切れてしまうため、非常に書きにくいと思います。 大きな画面で作成した署名をコピーして、「署名の編集」のテキストボックスに貼り付けます。 まずは、メッセージの作成画面を開いて、適当に署名をつくってみましょう。 最初から完璧につくろうと思う必要はありません。 署名にはいろいろなパターンがあり、納得のいく「自分の署名」をつくるには多少の練習が必要です。 最初に考えるのは、区画線(区切り線)をどうするかです。 上図の例では、半角マイナス「-」で区画線にしています。 この区画線をどのように表現するのかは腕の見せどころとなります。 とりあえず、適当に区切り線を引いてみましょう。 次に考えるのは、「社名」を先に書くか「氏名」を先に書くかです。 上図の例では、社名から先に記述していますが、氏名が先になってもかまいません。 このあたりもいろいろなパターンがあります。 ひとまず、適当に記述してみましょう。 そして、最後に考えるのは、住所やアドレスなどの連絡先の配置です。 連絡先は、基本として「住所」「メールアドレス」「電話番号」「FAX番号」があります。 ウェブサイトがある場合は「 URI( URL)」を盛り込むのも一般的です。 このように連絡先は数が多いので、配置は悩ましいところですが、練習ですので、これも適当に配置してみましょう。 そして、できたら範囲指定して右クリックから「コピー」します。 次にもう一度、「オプション」画面の「署名」タブを開いて、「署名の編集」のテキストボックスに右クリックより「貼り付け」します。 貼り付けできたら、「名前の変更」ボタンをクリックして、作成した署名の「名前」を任意の名前に変更します。 ここでは、「仕事用の署名」としました。 これで「OK」ボタンをクリックすると署名の作成は完了です。 できあがったら、署名を挿入してみましょう。 上図にあるように「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェックを入れておくと、常に署名を挿入しておく(メッセージの作成画面に最初から挿入されている)ことができますが、署名の挿入の操作自体がたいした労力ではないので、特にチェックする必要はないと思います。 本文を入力して、署名を挿入したい位置で、「挿入」タブの「署名」ボタンをクリックします。 すると、作成した署名のリストが表示されます。 今回は作成した署名がひとつだけなので、ひとつしか表示されませんが、任意の署名を選択します。 すると、署名をカーソルの位置に挿入することができます。 以上で、署名の作成と挿入の方法については終了です。 署名は面倒でも一度作成しておくと、あとは簡単な操作で挿入できるので非常に便利に使うことができます。 ただし、注意が必要な点は、 メッセージの作成画面と受信したメールの画面では見え方が異なる ということです。 下図は受信したときのメールの見え方です。 比較してみていかがでしょうか?「メッセージの作成」画面で挿入したときと見え方が違います。 「-」の長さが違っていますし、数字の形も違います。 また、アドレスはハイパーリンクになって青色のアンダーラインが付記されています。 これは、リンクは自動的にされるので当然ですが、そのほかの部分の見え方の違いは、双方の画面で使用されている「フォント」が異なるために起こる現象です。 (フォントについては、 を参照してください) フォントは、同じ「オプション」画面より確認することができます。 メッセージの作成のときは「作成」タブで、「Calibri」というフォントが指定されています。 一方、受信したメールの読み取りのときのフォントは、「読み取り」タブの「フォント」ボタンをクリックして、「フォント」ウィンドウのデフォルト(初期設定)で、「MS Pゴシック」が指定されています。 このように、表示するフォントが異なるために署名の表示も変わるのです。 そのため、 署名の作成は、読み取りの見え方に合せて作成する ことになります。 つまり、相手が受け取ったときの表示に合せて作成する必要があります。 上の例では、区切り線が長くなりますが、これは、 で解説のとおり、全角30文字強で区切り線が終わるようにしているためです。 本文は30文字強入力するのに、署名が短くてはバランスが悪いというわけです。 ところで、読み取りのフォントは上の画面で変更することができますが、作成時のフォントは、テキスト形式で作成する場合は変更することができません。 (変更しても適用されません。 HTML形式では変更が適用されます) 本項でフォントの詳しい解説は割愛しますが、原則としてフォントの変更はしないようにしましょう。 多くの人が設定しているフォントで同じ環境で使うほうが無難です。 以上で、署名の作成と挿入の方法についての学習は終了です。 あとは、わかりやすく、かつ個性的な署名の作成をめざしてください。 もっとも、インターネット上にはたくさんの署名のテンプレートが公開されています。 無料のテンプレートなら、必要箇所を変更して自由に使うことができます。 検索して探してみてください。

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